逢人只讲三分话？ 不，善用“表达方式”只讲一分对方更好懂

“摘要力”的强弱，会产生决定性的差异。当一个人要表达内容时，并不是把所有讯息全部丢出来即可。相反的，大多数情况下，说得越仔细，“反而让人越搞不懂你要表达什么”。以下举出2种情境，透过不同表达法的对比，可更加明白摘要力的重要性。

情境1：下属向上司进行业务报告、讨论时的情况

表达法（1）

今天为了针对前阵子的活动向各厂商致谢，我跑了几家公司。在拜访A公司的时候，刚好碰到了前田先生……。在谈话间聊到我们公司的产品“好好吃”。结果，前田先生突然询问是否有合作的机会。那个……因为他们刚好也很擅长网络业务，想请问您是否有时间能讨论这件事呢？

表达法（2）

A公司的前田先生希望能对我们公司的产品“好好吃”在贩卖方面提供一些协助。他说可以帮我们制作电商网站，也可以协助网络媒体宣传的部分。不知道您是否有时间与前田先生碰面讨论一下呢？

哪一边比较容易理解呢？答案应该一目了然吧？为什么表达法（1）不好懂，而表达法（2）比较好懂呢？这就是“摘要力”的差异。

情境2：假设你要向朋友说明最近看的电影内容

表达法（1）

有一个头脑还不错的主角，喔，外表看起来还满帅的，主角的名字叫健一，他非常努力工作想做出什么成果来。喔然后他的职场，就感觉有点……嗯……黑心企业，上司也经常藉权势压迫员工，不过更重要的是，这个健一他就只是靠一股傻劲往前冲的人……（滔滔不绝）。

如果你在说明剧情时像这样流水账般喋喋不休，朋友应该也不会感兴趣吧。太多枝微末节的内容，让人甚至搞不懂要从何讨论起。

如果改成以下的表现方式如何呢？

表达法（2）

主角遭受不合理解雇后逆转劣势，凭借话术成为了成功的Youtuber。是个令人感动的故事。

你的朋友应该会觉得这部片满有趣的吧？

为什么前面的说明不好懂又不让人感兴趣呢？又为什么后面的说明好懂又容易让人感兴趣呢？这也是“摘要力”的差异。

小结：“摘要力”指的是抓住信息重点，因应状况简洁且有逻辑地表达自身想法的能力。

只用1成内容让对方理解，其实是自信的展现

一个人从2个多小时长的电影中接收到的信息量相当庞大。如果你不整理重点，直接把来龙去脉全都讲出来，对方8成会敬而远之吧。相反的，如果一个人能从庞大的信息中挑出特别耀眼的重点部分传达给他人，对方会非常开心。前者就是“摘要力弱的人”，后者是“摘要力强的人”。

摘要力强的人有一个共通点，就是他们向别人传达信息的时候，会“删去9成内容”。他们之所以能删去其他9成内容，是因为他们坚信“只要有剩下的1成内容，对方就能理解”。这种来自发话者的自信，能带给对方很大的安心感。

什么细节都要说清楚，就是典型“不擅长摘要”的人

这些人要不是认为如果不多说一点，对方会无法理解，要不然就是没有适当处理、统整信息。

大多数情况下，“如果不多说一点对方无法理解”的想法背后，其实潜藏着发话者本身“并不理解重点在哪里”的“自信欠缺感”。

当发话者被这种“自信欠缺感”淹没时，就会拼命堆栈词句。另一方面，发话者没有处理、统整信息的状况，往往是因为他的摘要处理能力不足。

顺带一提，如果是看了2小时的电影后，脑袋一片空白、不知道要说什么的人，则是另一种意义上的重症患者。简单来说就是“缺乏输入能力”。

小结：如果想加强自己的摘要力，也必须努力提升自己的输入能力（信息收集能力）。

3步骤提升“摘要力”，更提高工作效率及生产力

因为在工作中不管是要表达自己意见时、进行企划规划及提案时、对合作伙伴进行简报时、进行讨论或谈判时、服务客户时、说服他人时……各式各样的场合都需要用到摘要力。

当然在讨论中要理解、感受谈话对象的想法时，“摘要力”也扮演了相当重要的角色。你必须掌握对方的信息（想法、心情、价值观、性格等）来做出适当的回复。这样的行为本身即是摘要处理。

而摘要过程主要可分为以下3个步骤。分别强化这些步骤，你就能迅速培养出“摘要力”：

1.收集信息（收集充分必要的信息）。

2.整理信息（将信息分类）。

3.表达信息（简洁的传达给对方）。

提升摘要力后的副产物

摘要力弱的人的大脑状态就像数据混乱的计算机硬盘一样，虽然有数据，但找不到数据存放的位置。而摘要力强的人的大脑状态则像有将数据妥善以文件夹分类的计算机硬盘，可以轻松找出每1笔数据。这样的大脑能够随时临机应变取出所需信息。

只要有好好整理信息，我们就能轻易发现各信息的“差异”及“共通点”。也就可以顺利分析或验证信息。另外，如果结合摘要后的信息，也经常能发想出新的信息（想法）。让大脑习惯“收送”或“组合”信息的话，也更容易能发展出自己的意见。

善用“表达方式”来改变人生

如果你希望成为一个工作能力强的人、想改变人生，就必须从现在开始训练自己的“摘要力”。训练“摘要力”的好处不仅仅是提升你的工作能力而已。“摘要力”会对你的人生产生全面性的巨大影响。不管是建构个人人脉、发布社群贴文及传讯息、实现自身梦想，甚至是你在日常生活中所要面对的大大小小各种选择都将产生变化。

你现在的人生即是你到目前为止所接受到的“所有信息”摘要后的结果。读哪间学校、做什么样的工作、住在哪里、与谁交往、跟谁结婚、如何花钱、如何规划时间、重视什么样的价值观──以上这些摘要信息的集大成，就是你的人生。

现代社会是超信息化的社会，稍微一不留神，就会被卷入迎面而来的信息中，大脑瞬间变得混沌不堪。我们可以说，摘要的必要性其实正在随着时代演进，不断地向上提高。

 

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